Inför ett nytt digitalt system behöver arbetsgivaren undersöka hur det verkliga arbetet förändras. Följ några vanliga uppgifter från start till slut och pröva även vad som händer när något går fel. Då blir det lättare att upptäcka risker som inte syns i en teknisk funktionslista.
Utgå från arbetsuppgiften, inte systemets menyer
Välj en uppgift som flera utför och som har betydelse för vardagen. Beskriv hur den görs i dag: vilka uppgifter som hämtas, vem som fattar beslut och hur resultatet lämnas vidare. Lägg sedan det planerade arbetssättet bredvid. Vad tillkommer, försvinner eller flyttas till någon annan?
AFS 2023:1, 11 §, ställer krav på riskbedömning när verksamhetsändringar planeras. Arbetsmiljöverket lyfter också riskerna vid digitalisering. Den tekniska acceptansen av ett system och arbetsmiljöbedömningen svarar på olika frågor. Att en funktion fungerar betyder inte att arbetstagarna har rimliga förutsättningar att använda den.
Pröva tre situationer i ett nytt digitalt system
Börja med ett normalt ärende där all information finns. Fortsätt med ett undantag, exempelvis en saknad uppgift eller ett ärende som behöver godkännas av någon som är frånvarande. Avsluta med en störning där systemet är långsamt eller en integration inte levererar information.
Fråga vad personen behöver hålla i minnet mellan stegen. Behöver samma information skrivas på två ställen? Uppstår avbrott som gör det svårt att återgå till uppgiften? Är det tydligt när arbetet är klart? Svaren ger ett mer användbart underlag än enbart allmänna omdömen om att programmet känns enkelt eller svårt.
Ta med både erfarna och nya användare
En erfaren användare kan känna till genvägar som aldrig står i instruktionen. En ny användare kan upptäcka otydliga begrepp och steg som andra har slutat tänka på. Båda perspektiven är värdefulla. Ge berörda arbetstagare och skyddsombud möjlighet att bidra i arbetsmiljöarbetet.
Dokumentera vilken situation som prövades och vilka förutsättningar som gällde. Om testet genomförs utan kundkontakter, tidspress eller samtidiga arbetsuppgifter behöver den begränsningen synas. Ett lugnt testpass visar inte automatiskt hur lösningen fungerar under en vanlig arbetsdag.
Exempel: dubbel registrering under övergången
I ett tänkt införande ska en arbetsgrupp under en period registrera uppgifter i både ett gammalt och ett nytt system. Projektplanen beskriver när tekniken ska vara klar, men saknar tid för dubbelregistrering och rättning av avvikelser.
Arbetsmiljöfrågan blir då konkret: vilka uppgifter kan minskas under övergången, vem hanterar motstridiga uppgifter och hur snabbt kan användaren få stöd? En kort utbildning i knapparna kan vara nödvändig, men löser inte en tidsplan som saknar utrymme för det extra arbetet.
Beställ beslut innan ni går vidare
Samla risker och frågor hos den som kan påverka införandet. Skilj mellan tekniska fel, otydliga instruktioner, kunskapsbehov och organisatoriska brister. Olika problem kräver olika mottagare, men någon behöver hålla ihop helheten så att frågor inte skickas runt utan beslut.
- Vem äger frågan när systemet fungerar men arbetssättet inte gör det?
- Finns tid för introduktion och övning?
- Vilka arbetsuppgifter behöver anpassas under övergången?
- Hur når användarna stöd under samtliga berörda arbetstider?
- Vilka förutsättningar måste vara uppfyllda innan nästa steg?
Planera en återkoppling efter införandet med de grupper som faktiskt använder systemet. Jämför upplevda problem med de antaganden som låg bakom planen. Om förutsättningarna har förändrats behöver bedömningen och åtgärderna ses över.
Från systemfråga till arbetsmiljökunskap
För en chef eller ett skyddsombud är det hjälpsamt att kunna skilja en riskbeskrivning från ett önskemål om en ny funktion. Skriv exempelvis vilken arbetssituation som skapar belastning, vem som berörs och vilka följder som kan uppstå. Leverantören kan därefter bidra med tekniska alternativ utan att ta över arbetsgivarens ansvar.
Räcker en användarenkät?
En enkät kan ge signaler, men konkreta arbetsflöden och samtal behövs ofta för att förstå dem. Välj undersökningsmetoder efter riskerna och var tydlig med vad underlaget inte visar.
Välj utbildning utifrån frågan du behöver kunna hantera
På vår sida om arbetsmiljöutbildning kan du orientera dig i utbildningsvalet. Behöver du en gemensam grund för arbetet kan du läsa aktuellt innehåll och upplägg för BAM – Bättre Arbetsmiljö hos Kompetensutveckla. Jämför innehållet med dina arbetsuppgifter innan du väljer kurs.
Källor och kontroll
Kontrollerat den 2 oktober 2026 mot Arbetsmiljöverkets aktuella webblydelse av AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. Praktiska frågor och tänkta exempel i texten är vår vägledning; bindande krav och allmänna råd anges var för sig.
Foto: Mimi Thian via Unsplash, använt enligt Unsplash-licensen.